Jornadas de socialización

En lo que va corrido del 2011, el Servicio Civil Distrital ha realizado acompañamiento personalizado con la mayoría de las entidades de Distrito Capital con el fin de realizar la actualización y ajuste de los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales.

Durante este tiempo se ha socializado la metodología propuesta por este Departamento y a través de jornadas de capacitación que se realizan en las entidades que las solicitan, con corte a julio de 2011 ya se tienen actualizados 14 Manuales y se ha iniciado el trabajo con avances significativos en 39 entidades más.

El Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales

Este es un instrumento técnico de administración de personal, utilizado básicamente en los siguientes procesos: Selección de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo, evaluación del desempeño y para realizar los estudios de cargas de trabajo.

Los manuales específicos de funciones y competencias laborales, se elaboran obedeciendo a lo establecido en normas superiores, como la Constitución Política de Colombia, que en su artículo 122 señala: “No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerados se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente.”

Teniendo en cuenta que existe una norma marco, el gobierno nacional ha expedido los Decretos 785 de 2005 “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”, el Decreto 2539 de 2005, “Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005.”, normas que son de obligatorio cumplimiento y se deben tener en cuenta para la elaboración de los manuales específicos de funciones y competencias laborales, además es necesario seguir las guías que sobre el tema publique el Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad competente para trazar los lineamientos en este tema.

Por ser una herramienta tan importante las directivas del Departamento Administrativo del servicio Civil Distrital previo diagnóstico sobre el tema, en noviembre del año 2009, determinaron la necesidad de actualizar los manuales de funciones de todas las Entidades Distritales, para lo cual se organizó un equipo al interior de la Subdirección Técnica, encargado de crear una metodología orientada a facilitar y agilizar la elaboración de dichos documentos, convirtiéndose en un proyecto importante para la administración.

A la fecha se han actualizado trece manuales y están en proceso de elaboración en un avance por encima del 50%  ocho manuales. Este es un esfuerzo conjunto entre las entidades y los funcionarios del departamento, prestando una asesoría directa y permanente tanto a los jefes de talento humano como a los equipos que se han conformado al interior de cada entidad para cumplir con el objetivo propuesto de actualizar el MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES.

Cinco preguntas clave de los manuales

1.       ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para modificar el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, con el objeto de actualizarlo al instructivo del DAFP, ESAP y la metodología del DASCD?

·         La Misión de la entidad

·         Los Objetivos y Funciones de la entidad

·         El Manual de Procesos y Procedimientos

·         El  Acto Administrativo de la Estructura Organizacional de la entidad

·         El  Acto Administrativo de la Planta de Personal

·         El  Acto Administrativo  de la Escala Salarial de la entidad

·         Acto Administrativo que establece o modifica el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.

2.       ¿Con base en qué criterio se establecen las disciplinas académicas  en requisitos de estudios para los empleos públicos de los niveles Directivo, Asesor y Profesional ?

R/. El Decreto 785 de 2005 en su Artículo 23 establece: “ARTÍCULO 23. Disciplinas Académicas. Para el ejercicio de los empleos que exijan como requisito el título o aprobación de estudios en educación superior en cualquier modalidad, en los Manuales Específicos se determinarán las disciplinas académicas teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones del empleo o el área de desempeño.

En todo caso, los estudios aprobados deben pertenecer a una misma disciplina académica.” (Subrayas fuera de Texto)

Así las cosas, no se debe encontrar en los manuales casos en los que se establezca como requisito Título Profesional en: Ingeniería Mecánica, Ingeniería de Sistemas, Economía, Comunicación Social, Periodismo o Psicología, para un determinado empleo.  En este punto se recomienda revisar las diferentes ofertas académicas registradas en el Sistema Nacional de Información de Educación Superior (SNIES) del Ministerio de Educación Nacional.

3.       De acuerdo con la “Guía para establecer o ajustar los Manuales Específicos de Funciones y de Competencias Laborales” definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), ¿Cuáles son los tres (3) nuevos componentes en la estructura de un Manual de Funciones?

R/. El DAFP en la Guía para establecer o ajustar el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, Versión 2ª. Actualizada a junio de 2010 establece tres nuevos componentes:

·         Rango o Campo de aplicación: Es la especificación de circunstancias y condiciones dentro de las cuales se desempeña el empleado y debe demostrar su capacidad para obtener los resultados esperados.  Dicho en otros términos, es la expresión del contexto laboral en el que se ejerce el empleo.

·         Evidencias: Es la relación de hechos, datos, documentos, registros y demás elementos verificables y contrastables con los cuales se puede demostrar y comprobar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades asumidas por el empleado en su desempeño laboral.  Las evidencias exigibles pueden ser de desempeño, de producto y de conocimientos.

·         Alternativas: En la metodología actual no se transcribe en los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales, de manera integral o parcial, el artículo sobre equivalencias previsto en los Decretos 770 y 785 de 2005 o 2772 de 2005, pues la norma refiere la aplicación de equivalencias en el caso que fuere necesario y ello implica que solo se dará en los empleos que así lo juzgue la autoridad pertinente.¹

Todo lo anterior encaminado a una gestión del talento humano por competencias laborales y la conformación de los cuadros funcionales, cuyo último fin es que los Manuales de Funciones y Competencias Laborales se constituyan en instrumento gerencial que permitan identificar el valor agregado de cada empleo y su  contribución a  las metas en términos de sus aportes y contribuciones específicas.

4.       En el Sistema de Nomenclatura de los Empleos ¿A qué hace referencia el Código y Grado?

·      Código: Se encuentra estructurado por tres dígitos;  El primero señala el nivel al cual pertenece el empleo y los dos restantes indican la denominación del cargo.

·      Grado: Está  constituido por dos dígitos que acompañan el código del empleo, se refiere a el grado de remuneración o de asignación salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades competentes.

5.       ¿Qué son los criterios de desempeño?

R/.Los criterios de desempeño hacen referencia a los resultados que se deben alcanzar en el ejercicio de una función esencial.  Sin indicadores de logro que expresan el QUÉ y el CÓMO del desempeño de un funcionario para ser considerado competente en la función que se busca evaluar.