§  Cuando hay modificación de la planta de cargos de la entidad por la creación o supresión de empleos.

§  Cuando un funcionario pasa de una dependencia a otra y en esa dependencia no están asignadas funciones para el cargo que desempeña el funcionario.

§  Como resultado de un análisis de funciones.

§  Por delegación o asignación de funciones por parte de la autoridad competente.

Metodología para ELABORAR el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales:

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, aplica  la “Guía para Establecer o Ajustar el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales”, elaborada por el DAFP y la ESAP.  

Teniendo en cuenta que los procesos transversales son comunes a todas las Entidades Distritales y con el fin de unificar criterios para la elaboración de las funciones asignadas a los cargos de dichas dependencias, este Departamento construyó la “Matriz de Funciones Transversales”  que contiene el propósito principal, las funciones específicas,  y los criterios de desempeño, para los empleos de nivel directivo, asesor y profesional  que desempeñan sus funciones en las áreas de Jurídica, Control Interno, Planeación, Comunicaciones, y Gestión Corporativa, facilitando y agilizando de esta manera la elaboración del Manual de Funciones.

Estructura del Manual de Funciones:

§  Identificación

§  Propósito Principal

§  Descripción de funciones esenciales

§  Criterios de desempeño

§  Rango o campo de aplicación

§  Conocimientos básicos o esenciales

§  Evidencias

§  Requisitos de estudio y experiencia

§  Competencias comunes

§  Competencias comportamentales por nivel jerárquico

Necesidad de ACTUALIZAR el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales:

Una vez que el Departamento efectuó la revisión de los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales, encontró deficiencias técnicas tales como:

§  Asignación de funciones sin tener en cuenta el nivel jerárquico.

§  Multiplicidad de disciplinas académicas sin relación entre sí y con las funciones.

§  Asignación de requisitos sin contemplar responsabilidades y nivel jerárquico.

§  Elaboración del propósito principal, funciones y criterios de desempeño sin tener en cuenta la estructura gramatical propuesta por la guía.

A  los anteriores aspectos se debe tener en cuenta la guía actual que contempla dos ítems adicionales en la estructura del manual, los cuales son: Rango o Campo de Aplicación y Evidencias.

De acuerdo con la situación descrita anteriormente se consideró necesario actualizar y ajustar técnicamente los manuales específicos de funciones y competencias laborales de las Entidades Distritales.