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Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD

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Matriz de caracterización de activos de información – MCAI

Conoce la Matriz MCAI Descargandola AQUÍ

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La Matriz de Caracterización de Activos de Información – MCAI, surge como respuesta a la necesidad de unificar criterios descriptivos para todos y cada uno de los Activos de Información que son propiedad del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.

La Entidad requiere conocer en detalle los recursos informáticos con los que cuenta, para de esta forma poder potenciar su capacidad hacia el desarrollo de su misión. Por esta razón cuenta con diferentes instrumentos de control, que le permiten establecer la cantidad, la calidad, el estado, las cualidades y las características de cada uno de los elementos que conforman el conjunto de activos relacionados con el manejo de la información que produce, recibe y administra. Lo que nos lleva a recordar la importancia que para cualquier organización, tiene su información, indudablemente su recurso más valioso.

Tenemos entonces que definir a los Activos de Información, como el conjunto de elementos, materiales e inmateriales, que están en la custodia del DASCD y que sirven como instrumentos para que el Departamento materialice la actividad de su misión. Dentro de todos estos elementos encontraremos el Software, el Hardware y la Información en sí misma.

En mayo de 2015, el Lineamiento 11 del Sistema Integrado de Gestión, diseñado por La Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y la Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció de manera obligatoria el diligenciamiento del Inventario de Activos de Información, que tenía como objetivo identificar y clasificar los Activos de Información  en las entidades distritales, contemplando los aspectos, orientaciones y lineamientos existentes hasta entonces en materia de seguridad de la información, gestión documental, gestión de calidad y control interno, en el marco de la implementación del Sistema Integrado de Gestión. Con este instrumento como base, la Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario y la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del DASCD, vio la oportunidad de mejorar la recolección de datos al interior del instrumento, complementándolo con otros elementos descriptivos que también son aplicados a los mismos activos de información, pero que son solicitados por mecanismos diferentes al formularios establecido por el lineamiento 11. 

De tal forma, la Matriz de Activos de Información está compuesta de 11 grupos de descriptores:

  • IDENTIFICACIÓN DEL ACTIVO DE INFORMACIÓN - AI

    • Número de Placa / Serie o Subserie
    • Código de identificación de Activos de Información
    • Nombre del Activo de Información
    • Descripción del activo de información
    • Tipo de activo
    • Fecha de generación del AI
    • Fecha de actualización del AI
  • RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL DEL ACTIVO

    • Código sección
    • Sección responsable
    • Código Subsección
    • Subsección responsable / dependencia
    • Código proceso
    • Proceso
    • Código procedimiento
    • Nombre del procedimiento
    • Versión del procedimiento
    • Nombre del Dueño
    • Cargo del Dueño
    • Nombre del Responsable
    • Cargo del Responsable
    • Dependencia o área funcional que ejerce la custodia
    • Área funcional que ejerce la custodia (Si aplica)
  • Localización del Activo de Información
    • Lugar de Consulta
    • Ubicación Física
    • Ubicación Electrónica
    • Estado de la Información
  • Medio de Conservación o de Soporte
    • Idioma
    • Análogo
    • Digital
    • Electrónico
  • Estado de la Información
    • Presentación de la Información
    • Descripción del Soporte
    • Frecuencia de Generación de Información
    • Frecuencia de Actualización de Información
    • Información Estructurada
    • Datos Abiertos
  • Índice de Información Clasificada y Reservada
    • Ley 1581 / Datos Personales
    • Excepción total o parcial
    • Fundamento legal o constitucional de la excepción
    • Objeto legítimo de la excepción
    • Fundamento jurídico de la excepción
    • Plazo de la clasificación o reserva (años)
    • Fecha de la clasificación de la información clasificada y reservada
  • Seguridad de la información
    • Ley 1712 / clasificación de la información
    • Confidencialidad
    • Integridad
    • Disponibilidad
    • Nivel de criticidad total del activo
  • Backups
    • Realiza backup?
    • Tipo de backup
    • Periodicidad
    • Lugar de almacenamiento
  • Migración a IPv6
    • Sistema Operativo
    • Rol
    • Soporta IPv6
    • Versión IP
  • Criticidad en la operación y servicios
    • El activo es crítico para las operaciones internas
    • El activo es crítico para el servicio a terceros
    • Documento vital y esencial
  • Clasificación Documental / Cuadro de Caracterización Documental
    • ¿Cuenta con clasificación?
    • Código serie
    • Serie
    • Definición de la serie
    • Código subserie
    • Subserie
    • Definición de la subserie
    • Nombre del tipo documental o registro
    • Código del formato
    • Definición del tipo documental
    • Retención archivo gestión
    • Retención archivo central
    • Disposición final
    • Tipo de origen
    • Norma
    • Función

El instrumento cuenta con un glosario terminológico, que le brinda al usuario la posibilidad de consultar el significado y el contenido de cada uno de los campos establecidos. Adicionalmente algunos de estos campos están limitados en opciones de respuesta, lo que facilita su diligenciamiento.

Toda esta información recolectada en un solo lugar, permitirá al Departamento brindar soporte inmediato a las consultas frecuentes, tanto internas como de otras entidades, entes de control y vigilancia y por supuesto la ciudadanía en general, quienes serán en últimas los mayores beneficiarios del instrumento.